Предисловие.
Хорошо, что люди все разные, кто-то любит работать в одиночку, кто-то пишет книги в соавторстве, кто-то работает дистанционно, а кто-то служит в армии. Главное чтобы человек был успешен в том деле, котором он занимается. Соответственно от рода и формы организации занятий правила поведения с коллегами и партнерами значительно разнятся.

Наш административный кодекс, не универсален, он написан для штатных сотрудников нашей фирмы, при принятой в фирме организационной структуре. Пришлось бы мне его писать для салона красоты или софтверной фирмы, он был бы совершенно другой, да и документ носил бы другое название.

Если вы собираетесь сотрудничать с нами дистанционно, или по совместительству, то этот документ не имеет к вам отношения и выполнения последнего от вас не требуется.

Чем вызвано принятие административного кодекса? Прежде всего, желанием прописать "правила хорошего тона" в нашем доме. Эти правила для всех наших сотрудников, в том числе и директоров.
Четко прописанный алгоритм работы с распоряжениями, наверное, самое главное, на что стоит обратить внимание. Это как правила дорожного движения не переходи на красный свет и проблем не будет.

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ КОДЕКС

Определение терминов:
Ответственность - это способность сотрудника принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции и возложенных на него должностных обязанностей. При это должностные обязанности могут быть и не оформлены в письменном виде. А так же совершать действия, за последствия которых сотрудник полностью отвечает морально и материально. Ответственность - это четкое соблюдение взятых на себя обязательств, как в малом так и в большом.

Исполнительность - это четкое выполнение инструкций, приказов, распоряжений или указаний, за последствие исполнения, которых отвечает менеджер, дающий эти указания. Но если исполнитель имеет особое мнение о целесообразности выполнения распоряжения, то исполнитель обязан при получении или до наступления момента его исполнения сообщить менеджеру отдавшему это распоряжение и своем особом мнении.
Приказы, распоряжения, инструкции (далее распоряжения) - это инструменты, позволяющие руководителю любого уровня управлять производственным процессом.
Ложь - преднамеренное искажение информации.
Недосказанность - исключение главного из текста сообщения и подмена его второстепенным значением, смена акцентов.
1. Прием на работу
При приеме на работу недопустимо утаивать или искажать сведения о себе.
Если выясняется сокрытие, такой сотрудник немедленно увольняется.
1.2 Разглашение деталей договора о трудоустройстве между Фирмой и сотрудником, является нарушением данного договора.
1.3 К моменту выхода на работу, кандидат должен четко представлять, чем занимается Фирма, свои основные обязанности в целом, график работы и условия оплаты труда.
Все эти сведения можно получить у непосредственного своего руководителя, а также задать все интересующие вопросы во время собеседования директору.
1.4 Менеджер отдела (непосредственный начальник) во время испытательного срока обязан контролировать процесс вхождения сотрудника в должность, подробно отвечать на все вопросы сотрудника. Научить сотрудника пользоваться правилами, существующими в фирме.
1.5 Возникающие по ходу ознакомления с Фирмой вопросы сотрудник должен задавать своему непосредственному начальнику. Если получаемые ответы на вопросы не удовлетворяют работника, то можно и НУЖНО задать вопрос директору.

2 В процессе работы
2.1 Запрещены высказывания недовольства в кругу своих коллег, так как это негативно влияет на психологический климат в коллективе, взвинчивая сотрудников. Если у вас возникли проблемы, обсудите их с руководством. Скорее всего, проблемы решаться именно таким образом.
2.2 Запрещено делиться с кем-либо посторонним информацией, характеризующей любые показатели работы фирмы (закупочные цены, объемы продаж, суммы закупок, особенности технологий и т. п.) а также любой информацией, представляющей коммерческую тайну.
2.4 Категорически запрещены в рамках фирмы ложь и недосказанность.
2.5 Нужно ставить в известность фирму о совмещении любой работы, не в рамках Фирмы, даже если деятельность носит частный временный характер.
2.6 Сотрудники несут материальную ответственность за имущество Фирмы, с которым они работают.
2.7 Запрещено опоздание на работу и пропуск рабочих дней без уважительной причины. В случае если причина уважительная нужно обязательно связаться с одним из директоров фирмы до начала рабочего дня и объяснить причину опоздания. В случае невозможности выхода на работу сотрудник обязан немедленно информировать руководство по телефону.
2.8 Запрещены негативные и оскорбительные высказывания в адрес других сотрудников, издевательства над сотрудниками и клиентами. Если вы имеете претензии к кому-либо из сотрудников просьба обсудить это со своим непосредственным начальником.
2.9 после испытательного срока заработная плата большинства сотрудников измеряется процентом от результатов работы непосредственно сотрудника так и фирмы в целом. Каждый из сотрудников должен знать формулу исчисления его заработной платы, от каких показателей в работе зависит ЗП, а также планирую ЗП в денежном отношении.
Сотрудник обязан строго следовать алгоритму выполнения распоряжения. Это относится как к менеджерам отдающим эти распоряжения, так и к исполнителям.
3 Увольнение
3.1 Увольнение по решению администрации это вынужденная мера, чаще всего вызванная нарушением сотрудником административного кодекса.

Алгоритм выполнения распоряжений.
Каждый сотрудник обязан принимать участие в обсуждении распоряжений с менеджером, как в процессе выработки этого распоряжения, так и в дальнейшем. Каждый сотрудник видит работу своего отдела изнутри и обычно имеет ряд мыслей и идей, касающихся улучшения работы, увеличения производительности, климата в коллективе и т.д. Все это, как правило, представляет существенный интерес и в обязательном порядке должно быть доведено до сведения вышестоящего руководства. Несмотря на возможность обсуждения, уже принятое распоряжение является законом и его выполнение обязательно пока оно не будет отменено.
В случае невозможности выполнения распоряжения нужно немедленно информировать об этом отдавшего распоряжение или лицо его замещающее.
Распоряжение не может быть не исполнено из соображений "хотел как лучше" или «да это мне показалось неважным». В тоже время, распоряжение должны не выполняться в случаях:
1. Если они носят заведомо преступный характер.
2. Если их выполнение причинит ущерб фирме
3. Если с момента отдачи приказа ситуация изменилась настолько, что выполнение его нецелесообразно.
В случаях 1 и 2 следует немедленно сообщить директору или его заместителю, в случае 3 , лицу отдавшему распоряжение или непосредственному руководителю.
Если сотрудник видит (знает, догадывается), что кто-либо нарушает кодекс, должностные инструкции, приказы или другим образом наносит вред фирме, он обязан пресечь эти действия, и (или) сообщить руководству.

Елена Булыгина